IPCloud vindt het belangrijk dat je weet wat we met je persoonsgegevens doen. In dit privacybeleid lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. We houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Wie wij zijn
IPCloud B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.
Welke gegevens we verwerken
Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, verwerken we de volgende gegevens:
- Contactgegevens, zoals naam, organisatie, functie, e-mailadres en telefoonnummer.
- Wat je invult in een contactformulier of bij het inplannen van een adviesgesprek.
- Klant- en factuurgegevens, zoals adres, btw-nummer en betaalgegevens van de organisatie.
- Gegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren, zoals telefoonnummers, gebruikersaccounts en technische gegevens van apparaten en verbindingen.
- Gegevens over het gebruik van onze website, alleen als je daar via de cookiebanner toestemming voor geeft. Zie ook ons cookiebeleid.
- Gegevens over de organisatie van waaruit je onze website bezoekt, zoals de bedrijfsnaam en vestigingsplaats. Die worden afgeleid van het IP-adres van je organisatie. We zien hierbij geen namen van individuele bezoekers.
Waarvoor en op welke grond
- Contact en offertes: om je vraag te beantwoorden, een adviesgesprek te plannen of een voorstel te maken. Grondslag: de voorbereiding van een overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang.
- Uitvoeren van de overeenkomst: om onze diensten te leveren, te beheren en te ondersteunen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
- Facturatie en administratie: grondslag: wettelijke verplichting, zoals de fiscale bewaarplicht.
- Verbeteren van de website: met websitestatistieken. Grondslag: toestemming.
- Opvolgen van contactverzoeken: vul je een formulier in, dan koppelt HubSpot je eerdere bezoeken aan je contactverzoek, zodat we je vraag beter begrijpen. Grondslag: toestemming via de cookiebanner.
- Herkennen van zakelijke bezoekers: met Leadinfo zien we welke organisaties onze website bezoeken en welke pagina's ze bekijken. Zo kunnen we gerichter contact opnemen en onze dienstverlening verbeteren. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang. Je kunt hiertegen altijd bezwaar maken via advies@ipcloud.nl.
- Nieuwsbrieven en relevante updates: alleen als je daarvoor kiest. Je kunt je altijd afmelden via de link in elke e-mail. Grondslag: toestemming of gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten.
Als wij gegevens verwerken voor onze klanten
Bij het leveren van telefonie en ICT-diensten verwerken we soms persoonsgegevens namens onze klanten, bijvoorbeeld gespreksgegevens of gebruikersaccounts van hun medewerkers. In dat geval is de klant verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Daarover maken we afspraken in een verwerkersovereenkomst.
Delen met anderen
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven, met partijen die ons helpen, zoals:
- de hosting van onze website (Webflow);
- ons CRM- en formulierensysteem (HubSpot);
- het inplannen van afspraken (Zoom);
- websitestatistieken (Google Analytics), alleen met jouw toestemming;
- het herkennen van zakelijke websitebezoekers (Leadinfo B.V., Nederland);
- telecom- en softwareleveranciers die nodig zijn om onze diensten te leveren.
Met deze partijen sluiten we waar nodig een verwerkersovereenkomst. Sommige leveranciers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dan zorgen we voor passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Ook kunnen we gegevens delen als de wet ons daartoe verplicht.
Hoe lang we gegevens bewaren
- Contact- en offertegegevens zonder vervolg: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
- Klantgegevens: zolang de overeenkomst loopt en daarna maximaal 2 jaar.
- Financiële administratie: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
- Gegevens over bezoekende organisaties (Leadinfo): maximaal 2 jaar na het laatste bezoek.
- Websitestatistieken: zie ons cookiebeleid.
Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang, zoals versleutelde verbindingen, toegangsbeheer en meerstapsverificatie. Alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werk, hebben er toegang toe.
Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.
Wil je niet dat je bezoek aan onze website wordt herkend? Dan kun je je afmelden via leadinfo.com/en/opt-out.
Stuur je verzoek naar advies@ipcloud.nl. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen om je te identificeren.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als onze diensten of de wet veranderen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.
