Werkplek & vergaderen

Internet & netwerk

Branche · Zakelijke dienstverlening, finance & groothandel

ICT voor kantoren en handelsbedrijven die geen dag stil kunnen staan

Adviseurs, accountants, financiële dienstverleners en groothandels werken met gevoelige gegevens, vaste deadlines en klanten die direct antwoord verwachten. Wij zorgen dat de organisatie bereikbaar blijft op de drukste momenten en dat gegevens veilig zijn, jaren terug.

Adviesgesprek inplannen Wat we regelen

Kantoortorens in Rotterdam

Wat er in deze branche speelt

BewaarplichtZeven jaar voor de administratie, tien jaar voor onroerend goed.

WwftCliëntonderzoek bewaar je vijf jaar na het einde van de relatie.

FactuurfraudeValse betaalverzoeken en gewijzigde rekeningnummers blijven een groot risico.

01 / 05

Een drukke werkdag

Van de eerste klantvraag tot de laatste order: zo blijft de organisatie bereikbaar en veilig.

08:30

De telefoon staat roodgloeiend.

Wachtrijen en terugbelverzoeken, en AI-klantcontact dat standaardvragen over termijnen, orders en leveringen beantwoordt.

AI-klantcontact →

10:00

Een klant stuurt stukken met BSN of contractgegevens.

Uitwisseling via een beveiligde link of versleutelde mail, in plaats van een losse bijlage.

Beveiligde communicatie →

12:30

Een ‘leverancier’ meldt een nieuw rekeningnummer.

Mailfiltering, tweestapsverificatie en een vaste terugbelprocedure houden de betaling tegen.

ICT-beveiliging →

15:00

Een dossier of order van jaren geleden is nodig.

Dagelijkse back-ups, los van het eigen netwerk bewaard en periodiek getest.

Back-up & herstel →

19:00

Thuis of onderweg verder werken.

Op een beheerde laptop met dezelfde beveiliging als op kantoor.

Zakelijke werkplekken →

02 / 05

Wat de regels vragen

De bewaartermijnen en verplichtingen die in deze branche gelden, en wat ze vragen van de ICT.

Belastingdienst · bewaarplicht

Zeven jaar terug kunnen kijken

De fiscale administratie bewaar je zeven jaar, gegevens over onroerend goed tien jaar. Dat vraagt om back-ups die al die tijd leesbaar blijven.

Wwft

Cliëntonderzoek vastleggen

Onder meer accountants, belastingadviseurs, notarissen en financiële instellingen zijn Wwft-plichtig. Gegevens uit het cliëntonderzoek bewaar je vijf jaar na het einde van de relatie.

Beroepsgeheim · AVG

Vertrouwelijk blijft vertrouwelijk

Advocaten en notarissen hebben een geheimhoudingsplicht, en de AVG vraagt passende beveiliging van persoonsgegevens. Persoonlijke accounts, tweestapsverificatie en versleuteld verzenden horen daarbij.

Goede praktijk · fraude

Betaalverzoeken altijd verifiëren

Een vaste terugbelprocedure bij elk betaalverzoek of gewijzigd rekeningnummer is de beste verdediging. Wij regelen de technische kant: filtering en tweestapsverificatie.

03 / 05

Het jaar rond

Voor adviseurs en accountants loopt het aangifteseizoen van 1 maart tot 1 mei. In de groothandel ligt de drukte vaak in het najaar, richting de feestdagen.

Jan

Feb

Mrt

Apr

Mei

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

Aangifteseizoen

Najaarsdrukte in de groothandel

04 / 05

Wat we voor je regelen

De diensten die in deze branche het meeste verschil maken. Alles bij één partij, met een vast aanspreekpunt.

01BedrijfstelefonieWachtrijen en terugbelverzoeken voor de drukke weken.→02AI-klantcontactStandaardvragen over orders en termijnen automatisch beantwoord.→03Beveiligde communicatieVertrouwelijke stukken versleuteld versturen en ontvangen.→04Back-up & herstelJaren aan administratie veilig en terug te vinden.→05ICT-beveiligingBescherming tegen phishing, CEO- en factuurfraude.→

05 / 05

Vragen uit de praktijk

Wat organisaties in deze branche ons het vaakst vragen.

Hoe lang moeten we klantdossiers en administratie bewaren?

+

Fiscaal zeven jaar, tien jaar voor onroerend goed. Gegevens uit het Wwft-cliëntonderzoek bewaar je vijf jaar na het einde van de relatie. Een goed ingerichte back-up houdt alles terug te vinden.

Mogen we vertrouwelijke stukken gewoon mailen?

+

Liever via een beveiligde link of versleutelde mail, vanuit de eigen mailbox. Een gewone bijlage blijft onbeschermd in mailboxen staan.

Hoe voorkomen we CEO- en factuurfraude?

+

Met tweestapsverificatie, mailfiltering en een vaste terugbelprocedure bij elk betaalverzoek of gewijzigd rekeningnummer. De techniek regelen wij, de procedure spreken we samen af.

Valt onze organisatie onder de Cyberbeveiligingswet (NIS2)?

+

Dat hangt af van de sector en de omvang. Banken en grotere groothandels in levensmiddelen kunnen er rechtstreeks onder vallen. Klanten die er wel onder vallen, kunnen als opdrachtgever ook eisen stellen aan je beveiliging.

06Aan de slag

Benieuwd hoe je ervoor staat?

We lopen in een half uur door hoe klanten nu contact opnemen en aanleveren, wie bij welke gegevens kan en wat er gebeurt als het druk wordt. Je krijgt een eerlijk beeld, ook van wat al goed geregeld is.

Adviesgesprek inplannen

Adviseurs van IPCloud op klantbezoek